4 nützliche digitale Tools für die Zusammenarbeit im virtuellen Team

Das Zeitalter des Internets und mobiler Endgeräte hat neben unserer Lebensweise auch unsere Arbeitsstrukturen revolutioniert. Vorbei sind die Jahre, in denen man umständlich Betriebsangelegenheiten über Postwege klären musste und persönlich zu unbeliebten Meetings am Freitagnachmittag erscheinen sollte.Heutzutage werden innerhalb von Sekundenbruchteilen Millionen an digitalen Nachrichten versandt, Videogespräche von einem Kontinent zum anderen geführt und unfassbare Mengen an Daten in Servern gespeichert. Dieser Fortschritt ging natürlich nicht an der Arbeitswelt vorüber und veränderte so in den letzten zwei Jahrzehnten maßgeblich unsere Abläufe und Strukturen am Arbeitsplatz. Arbeitsmittel wie der Computer, das Mobiltelefon und das Internet sind mittlerweile kaum mehr wegzudenken und ermöglichen uns völlig neue Arten und Weisen der Interaktion und Kommunikation auf Arbeit. Dies kommt vor allem einem wichtigen Aspekt zu Gute - der Teamarbeit. Denn interne Prozesse können dank der modernen Technik einfacher gesteuert, kontrolliert und verwaltet werden. Man ist untereinander vernetzt, mobil, jederzeit erreichbar und kann dadurch besser sowie effektiver miteinander arbeiten.Dies schuf die Voraussetzung für einen Trend, der gerade in den letzten fünf Jahren zunehmend an Bedeutung gewann: dem ortsunabhängigen Arbeiten. Immer mehr Unternehmen werden sich der Vorteile der modernen Kommunikationstechnologie bewusst und setzen diese ein, um Mitarbeiter auszulagern. Was im ersten Moment wie eine Negativentwicklung anmutet, kann in Wahrheit eine Win-Win-Situation sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer bedeuten. Der Betrieb spart an Verwaltungskosten, umso weniger Büros und Mitarbeiter er im Haus beschäftigt. Der Mitarbeiter hingegen gewinnt dabei mehr Flexibilität und Freiheit, indem er seinen Arbeitsalltag selbst strukturieren kann und oftmals sogar arbeiten kann, wo er möchte. Neudeutsch nennt man das Ganze dann “Digitaler Workplace”. Dies bringt ein weiteres Neuzeit-Phänomen auf die Agenda moderner Betriebe - virtuelle Teams. Damit sind Gruppierungen von Mitarbeitern gemeint, die getrennt voneinander arbeiten und sich mitunter sogar noch nie persönlich getroffen haben. Das können zum Beispiel Angestellte ein und derselben Firma sein, die allesamt im Homeoffice arbeiten. Oder die Mitglieder eines Startups, die in völlig unterschiedlichen Zeitzonen mit komplett verschiedenen kulturellen Hintergründen leben. Auch Beschäftigte in kooperierenden Unternehmen, die trotz geografischer Distanz an dem gleichen Projekt arbeiten, fallen unter diese Definition. Ihnen allen ist Eines gemein: sie sitzen nicht im selben Raum oder Gebäude und benötigen deshalb Hilfsmittel für ihre Kommunikation. Die Ansprüche der Unternehmen und Arbeiter an solch digitale Werkzeuge lassen sich mit 5 wichtigen Eigenschaften zusammenfassen:

Sie müssen benutzerfreundlich sein.

Sie sollten kostengünstig sein.

Sie sollten integrierte Lösungen sein und damit möglichst viele Kommunikations- und Informationskanäle bündeln.

Sie sollten ohne die Notwendigkeit großer Anschaffungen verwendbar sein.

Sie sollten ein effektives Arbeiten im virtuellen Team ermöglichen.

Auch wenn die Branche des ortsunabhängigen Arbeitens noch in den Kinderschuhen steckt und das Thema für viele Menschen noch keinen greifbaren Charakter besitzt, haben sich bereits viele Softwareentwickler auf digitale Teamkommunikation spezialisiert. Resultat sind Apps und Softwarelösungen, die die oben genannten Eigenschaften besitzen und so die Zusammenarbeit im virtuellen Team nicht nur unterstützen, sondern sogar erleichtern und potenzieren sollen. Um Ihnen einen Einblick in die Thematik zu bieten und vielleicht sogar die ein oder andere Anregung liefern zu können, stellen wir Ihnen nun 4 der vielversprechendsten Tools für digitale Teamkommunikation vor. Denn abseits von den Standardoptionen der Email, Whatsapp, Skype und dem guten alten Telefon, gibt es da draußen innovative Lösungen für den virtuellen Austausch, die auch Ihr Arbeitsleben revolutionieren können.

Slack

Spricht man über das Thema Teamkommunikation, so gibt es am Messenger-Dienst Slack kein Vorbeikommen. Was als Nebenprodukt bei einer Spieleentwicklung im Silicon Valley begann, entpuppte sich schnell zu einem der erfolgreichsten Startups seiner Art und verzaubert immer mehr Unternehmen mit seiner Funktionalität. Denn Slack ist nicht nur ein fähiges Chat-Tool, sondern fungiert durch zahlreiche Integrationsmöglichkeiten anderer Programme auch als modernes Management-System. Äußerst positiv zu bewerten ist dabei, dass die Macher der Software ihren Nutzern das Zusammenarbeiten bestmöglich erleichtern wollen. Schon bei der kostenlosen Registrierung wird man von einem freundlichen “Slack-Bot” unterstützt, der einen im Dialog durch die erforderlichen Daten für die Anmeldung führt. Einmal ein Profil angelegt, kann man sich mit anderen Teammitgliedern über Slack vernetzen und in Form von Chaträumen kommunizieren. Diese Kanäle können je nach Bedarf angelegt werden, zum Beispiel unterteilt nach Projekten, Unternehmen, einzelnen Arbeitsgruppen oder Themen. Ausgetauscht wird sich hier als Gruppe untereinander oder mittels privater Nachrichten, was die Anzahl notwendiger Emails massiv reduziert und die Interaktion stärkt. Die Anwendung ist leicht gestaltet und wird von den Entwicklern regelmäßig verbessert. Der zweite große Vorteil von Slack neben seiner Wirkung als “Email-Verdränger” ist das Datenmanagement. Nicht selten leidet die Teamarbeit unter Informationsüberfluss und der Schwierigkeit, eine immens hohe Zahl an anfallenden Dokumenten und Gesprächsnotizen für alle Mitarbeiter übersichtlich aufzuarbeiten. Wenn Sie schon einmal das Problem hatten, die Aufstellung aus dem Meeting von vor drei Wochen wiederzufinden, so werden Sie die Funktionen von Slack sicher wertschätzen. Dateien können einfach hochgeladen und mit Hilfe der Suche wiedergefunden werden sowie sogar schriftliche Teamgespräche jederzeit wieder abrufbar sind.Die dritte große Stärke des Collaboration-Tools ist die Integration externer Dienste, was Slack den Schritt vom einfachen Kommunikationswerkzeug zum System für Büromanagement ermöglichte. Man kann die Software mit einer Vielzahl anderer Dienstleister verknüpfen und so unterschiedlichste Funktionen an einem Ort bündeln. Das reicht vom einfachen Taschenrechner, über Social Media Kanäle wie Facebook oder Twitter bis hin zu Projektmanagementsystemen wie Trello oder Asana. Wichtige Dateien für die Zusammenarbeit können über Dropbox-Ordner oder über Google-Drive allen zugänglich gemacht werden, gemeinsame Kalender-Einträge erinnern an Verpflichtungen und selbst eingehende Emails können über Slack abgerufen werden. Schluss mit 15 gleichzeitig geöffneten Fenstern, hier läuft alles zusammen! Selbstverständlich sind für alle Kanäle und verknüpfte Konten jeweilige Privatsphäre-Einstellungen möglich, um so die Sichtbarkeit für Teammitglieder entsprechend zu regulieren. Die Basisversion von Slack ist für kleine Gruppen kostenfrei. Ab einem größeren Datei- und Suchvolumen lohnen sich die kostenpflichtigen Accounts, die mehr Speicherplatz und Features bieten und pro Nutzer abgerechnet werden.

HipChat

HipChat wird beim Thema der Kommunikations-Tools meist in einem Atemzug mit Slack genannt. Nicht ohne Grund, denn beide ähneln sich in ihren Vorteilen für die virtuelle Interaktion im Team. Während Slack allerdings einzig auf Textnachrichten basiert, setzt HipChat neben dem klassischen Text-Messenger auf Echtzeitkommunikation in Form Sprach- und Videoanrufen. Ähnlich wie bei Slack lassen sich auch bei HipChat sowohl Gruppenchat-Räume wie auch Chats unter zwei Personen erstellen, die sich dann verschiedenen Projekten oder Arbeitsgruppen zuordnen lassen. Um die Übersicht nicht zu verlieren und einfach Mitglieder an Diskussionen beteiligen zu können, muss man diese lediglich mit einem “@” vor ihrem Nutzernamen erwähnen. Der Betroffene erhält darüber direkt eine Benachrichtigung und kann so zur jeweiligen Gruppenunterhaltung springen oder sogar Kanäle betreten, in denen er zuvor nicht beteiligt war. Wer die kostenpflichtige Plusvariante des Tools wählt, kommt zusätzlich in den Genuss von Videochats, Screensharing und Videokonferenzen - schließlich will man ja bei all dieser Arbeit auf Distanz nicht vergessen, wie die Teamkollegen eigentlich aussehen. Eine Stärke des Chat-Services ist die Persistenz, denn die gesamte Historie aller jemals geführten Unterhaltungen wird dauerhaft festgehalten und ist somit ständig wieder einsehbar. So kann man zum Beispiel jederzeit nachvollziehen, was andere Teammitglieder in einer anderen Zeitzone besprochen haben oder man kann eine Reise in die Vergangenheit unternehmen und sich erinnern, was man am Anfang eines Projekts besprochen hatte. Die umfassende Suchfunktion ist dabei Gold wert. Eine weitere Gemeinsamkeit zum Konkurrenten Slack ist zudem die Möglichkeit der Integration von Dokumenten und anderen Serviceanbietern. Gerade bei Letzterem bietet der Entwickler Atlassian unkomplizierte Anbindung an seine anderen Produkte, wie unter anderem das Aufgabenmanagementsystem JIRA oder die Kollaborationssoftware Confluence. Aber auch externe Dienste wie Social Media Kanäle oder Filehosting-Dienste wie Google Drive oder Dropbox lassen sich bequem damit verknüpfen. Nicht zu vergessen, dass zudem auch zahlreiche Medien wie Dokumente, Fotos, Emails und vieles mehr per Drag & Drop eingebettet und mit den Kollegen geteilt sowie bearbeitet werden können. In der Basisversion ist HipChat kostenlos und das sogar unabhängig von der Teamgröße. Wer einmal in den Genuss gekommen ist und nach mehr verlangt, der kann für eine geringe monatliche Gebühr pro Nutzer auf HipChat Plus setzen. Bei dieser Variante erhält man neben den Videochat-Funktionen auch unbegrenzten Speicherplatz und Historieaufzeichnung.

Trello

Trello ist im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Programmen ein Ansatz, der etwas weniger kommunikationslastig ist und sich stattdessen auf die Verbesserung von Workflows konzentriert. Der Cloud-Service strebt an, die Abläufe im Team klar und übersichtlich zu strukturieren und so das gemeinsame Arbeiten an Projekten zu erleichtern. Bei dem visuellen Projektmanagement-Tool arbeitet man vornehmlich mit sogenannten Boards mit Listen und Karten, die an bunte Klebezettel erinnern. Ein Board umfasst ein Projekt, das in seine Einzelbestandteile aufgeschlüsselt wird, wie zum Beispiel die Planung eines Firmenevents. Dafür dienen wiederum die Listen, in denen Aufgaben verschiedenen Typs zusammengefasst werden. Für unser Beispiel eines Events könnte man hier beispielshalber die Kategorien “Dienstleister”, “Genehmigungen”, “Organisation” und “Kommunikation” eingeben. Die letztendlichen Aufgaben werden in Form von Karteikarten erstellt, die sich bequem auf dem Board und zwischen den verschiedenen Listen hin und her verschieben lassen. Dabei kann man jeder Karte die verantwortlichen Mitarbeiter, Deadlines, Dokumente, Kommentare und Check-Listen zuordnen. Wer möchte, erhält sogar über jede Veränderung auf dem Board und zu jedem nahenden Abgabetermin eine Email-Benachrichtigung, sodass man stets über den aktuellen Stand des Fortschritts im Team informiert ist. Das von Trello verwendete Interfacedesign ermöglicht den Nutzern, die Boards individuell zu gestalten und komplexe Themengebiete in leicht verständliche Projekte aufzuschlüsseln. Zwar bietet das Tool außer der Kommentarfunktion auf den einzelnen Karten (noch) keine weiteren Optionen des persönlichen Austauschs, jedoch trägt es auch ohne Chatfunktion maßgeblich zur Teamkommunikation bei. Jeder freigegebene Mitarbeiter kann jederzeit einsehen, woran seine Kollegen arbeiten, wie weit sie damit fortgeschritten sind, was noch zu tun ist und wo weiterer Handlungsbedarf besteht. Wichtige Dokumente und Informationen sind synchronisiert und für alle an einer Schnittstelle abrufbar, sowohl am Computer als auch auf mobilen Endgeräten wie dem Tablet oder dem Smartphone. Kein Wunder, dass Trello in seinem Herkunftsland der USA bereits seinen festen Platz unter den beliebtesten Projektmanagement-Diensten eingenommen hat. Das Beste daran ist: Trello ist in der Basisversion kostenfrei. Einzige Voraussetzung für eine Nutzung als virtuelles Team ist, dass jedes Teammitglied sich einen kostenlosen Account bei dem Tool anlegt. Diese Profile kann man anschließend über die Suchfunktion in Arbeitsgruppen zusammenfassen und den entsprechenden Boards zuteilen. Für Liebhaber gibt es auch die Möglichkeit eines kostenpflichtigen Upgrades zur Business-Version, die weitere Features wie Lese-Accounts und Google-Apps-Integration bietet.

Coyo

Kommen wir nun zum Abschluss zum Underdog unserer Aufzählung. Nicht nur ist es das bisher noch am wenigsten bekannte Kollaborationstool unserer Liste, es ist zudem sogar eine heimische Schöpfung. Die Digitalagentur Mindsmash aus Hamburg will Coyo auf seinem Gebiet zum deutschen Spitzenreiter machen und setzt dabei vor allem auf leichte Handhabung und eine starke Kombination aus Intranet und Social Network-Elementen. Das bedeutet, dass man mit Hilfe von Coyo sowohl die Teamkommunikation, als auch die Aufgabenverwaltung besser und leichter abwickeln kann.Sympathisch ist dabei, dass das Tool wie eine Art internes soziales Netzwerk aufgebaut ist. Man kann sich mit seiner Hilfe interaktiv mit Mitarbeitern, kooperierenden Unternehmen und sogar mit Kunden austauschen. Dies geschieht zum Einen auf kommunikativem Wege mittels privater und Gruppennachrichten. Zum Anderen können Informationen und Dokumente auf sogenannten “Sticky Pages” öffentlich sichtbar gemacht werden und dann zum Beispiel detailliert von den dazu eingeladenen Mitgliedern in “Workspaces” bearbeitet werden. Natürlich erhält man ganz im Social Media-Stil regelmäßig Benachrichtigungen über Status-Updates, Neuigkeiten und Aktivitäten-Streams anderer Teilnehmer. Erwähnenswert ist zudem, dass man unbekannte Kollegen mittels angegebener Interessen oder Zuständigkeitsbereiche finden kann. Sogar das allseits bekannte “Folgen” einer Person ist möglich - wenn schon soziales Netzwerk, dann richtig! Darüber hinaus dient Coyo als Wissensmanagement-Software mit zahlreichen Möglichkeiten für die Einbindung von Dokumenten, Dateien, Fotos und anderen Informationen in die (Team)interne oder sogar die externe Kommunikation. Die rekursive Suchfunktion unterstützt die Übersichtlichkeit für alle Beteiligten und wer immer noch nicht über genügend Dateien verfügt, der kann mit Hilfe des Tools sogar eigene Formulare erstellen. Entgegen der zuvor vorgestellten Software-Optionen ist Coyo von Beginn an kostenpflichtig und lässt Nutzer aus zwei Varianten wählen. Einer preisintensiven, aber einmaligen Investition in eine Version auf dem eigenen Server oder eine monatlich gebührenpflichtige Cloud-Lösung, die pro Nutzer abgerechnet wird. Auch wenn dies auf den ersten Blick teuer erscheint, so kann Coyo mit seinen internationalen Konkurrenten durchaus mithalten und punktet vor allem mit dem Heimvorteil. Denn schon allein der Standort der Server in Deutschland bringt einige rechtliche Aspekte mit sich, die langfristig gesehen für viele deutsche Firmen von Interesse sein könnten.

Fazit

Nach diesem kurzen Einblick in die Möglichkeiten digitaler Tools zur Teamkommunikation bleibt zu unterstreichen, dass diese kurze Liste natürlich nicht die Bandbreite aller Möglichkeiten wiedergeben kann. Es existieren Dutzende Software-Lösungen auf dem Markt mit teilweise nur minimalen Unterschieden in ihrer Ausrichtung, Umsetzung und Preisgestaltung. Die Wahl des am besten passenden Mittels zur Zusammenarbeit im virtuellen Team bleibt letztendlich den Nutzern überlassen, denn die Geschmäcker und Bedürfnisse sind bekanntlich verschieden. Und auch wenn der steigende Trend des digitalen Workspace weiterhin gefördert wird und sich die interne wie externe Kommunikation von Unternehmen dahingehend anpasst, sollte der persönliche Aspekt dennoch nicht vergessen werden. Bei virtuellen Teams kann es schnell dazu kommen, dass genau diese menschliche Note wie das Gespräch am Kopierer oder die feucht-fröhliche Geburtstagsfeier beim Restaurant um die Ecke fehlen. Einen Ausgleich schaffen regelmäßige Verabredungen zu Telefongesprächen, Videokonferenzen oder gar persönliche Treffen und Teamevents. Gottseidank kann man für die letztgenannten Optionen zuvor mit Hilfe der Kommunikationstools digital ermitteln, wann es allen am besten passt. Willkommen in der Zukunft des Zusammenarbeitens!