Adieu, Prokrastination! 4 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität am Arbeitsplatz

Es ist 11 Uhr. Sie sitzen bereits seit 08:30 Uhr am Arbeitsplatz, haben es aber effektiv noch nicht geschafft, über den lustlosen Blick ins Email-Postfach und die neuesten Sinnlos-Videos auf Youtube hinaus zu kommen? Ist Großmutters Lieblingssatz “Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen” wegen fehlender Motivation in Vergessenheit geraten? Vorsicht! Denn die allseits belächelte Prokrastination auf Arbeit mag zwar im ersten Moment wie eine lapidare Bagatelle anmuten, hat aber in chronischer Form entscheidende Nachteile - für den Arbeitnehmer wie für den Arbeitgeber. -> Die Zusammenarbeit im Team wird durch die fehlende Leistung nachhaltig gestört.-> Das Klima im Team/Betrieb leidet. -> Weniger produktive Mitarbeiter fühlen sich häufig gestresst bzw. unter Druck gesetzt. -> Es entstehen wirtschaftliche Verluste.-> usw. Die Gründe für das Aufschieben wichtiger Aufgaben sind dabei ebenso vielfältig; vom falschen Perfektionismus und Versagensangst, über falsche Prioritätensetzung und fehlender Sorgfalt bis hin zur Unterforderung. Wie aber lässt sich diese Abwärtsspirale der eigenen Leistungsfähigkeit umdrehen? Wir zeigen es Ihnen mit 4 Tipps zur Steigerung Ihrer Produktivität!

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1. Die richtige Organisation

Hand aufs Herz: wie oft haben Sie sich auf Arbeit schon sprichwörtlich verzettelt? Keine Sorge, Sie sind damit nicht allein! In Zeiten stetig steigender Email- und Antragszahlen, ständig klingelnder Telefone, rauschender Informationsfluten und enger Deadlines fällt es zunehmend schwerer, den Überblick zu behalten. Wer dann noch Probleme hat, nach Dringlichkeit zu unterscheiden oder bei der Erfüllung von Aufgaben das richtige Maß zu finden, der ist schnell verloren.Deshalb ist einer der wichtigsten Schritte zur Steigerung der eigenen Produktivität die richtige Organisation.

Setzen Sie Prioritäten

Anstatt alles auf einmal erledigen zu wollen und so mit der Masse unterzugehen, sollten Sie streng selektieren. Unterteilen Sie Ihre Aufgaben, E-mails, Projekte oder Meetings nach Bedeutung bzw. Dringlichkeit. Setzen Sie die wichtigen Fälle ganz oben auf Ihre To-Do-Liste, um ihnen vollste Aufmerksamkeit und Konzentration zuwenden zu können. Für alle anderen Dinge sollten Sie zeitweise, natürlich nur sofern möglich, den regelmäßigen Gebrauch eines simplen, aber effektiven Satzes lernen: “Nein, jetzt nicht”.
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Verwenden Sie Hilfsmittel

Um Ihnen die Umsetzung einer Struktur am Arbeitsplatz zu erleichtern empfiehlt es sich, auf technische wie systematische Hilfsmittel zurückzugreifen. Eine große Unterstützung sind zum Beispiel digitale Projektmanagementsysteme wie Trello oder Evernote. Sie helfen, umfangreiche Projekte und Aufgaben in ihre Bestandteile herunterzubrechen, in einzelnen Schritten zu verwalten und sich mit Hilfe von selbst gesetzten Deadlines zu motivieren. Eine weitere Möglichkeit ist das Adaptieren von Systemen zum produktiven Arbeiten wie zum Beispiel das von David Allen entwickelte “Getting Things Done”-System. Bei diesem arbeitet man mit verschiedenen Listen wie einer To-Do-Liste, einer Not-To-Do-Liste, einer Ideenliste und so weiter. Aufgaben werden dabei nach der 2 Minuten-Regel kategorisiert. Das bedeutet, kann man Aufgaben in dieser Zeitspanne erledigen, so kümmert man sich darum sofort. Ist dies nicht möglich, so kann man sie entweder delegieren, in die passende To-Do-Liste verschieben oder verwerfen. Die Pomodoro-Technik ist ein weiteres solches System, nur das hierbei einzelne Aufgaben in 25-Minuten Blöcke unterteilt werden. Während dieser Blöcke sollte ausschließlich und ohne Störung daran gearbeitet werden, dazwischen darf man sich kurze Pausen von 5 Minuten Länge genehmigen.
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2. Der richtige Fokus
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Die wohl grundlegendste Voraussetzung für das Aufschieben von Arbeit und fehlende Produktivität ist die Existenz von Ablenkung. Und davon gibt es vielerlei Arten! Seien es die gesprächigen Kollegen auf dem Büroflur oder im Teamchat, der neue Facebook-Status des Expartners oder blümerante Schlagzeilen in digitalen Kanälen. Nicht zu vergessen natürlich das Video dieser kleinen, niedlichen Pandas auf der Schaukel bei Youtube.Auch wenn der gelegentliche Blick in die sozialen Medien und der Plausch mit den Kollegen laut Studien förderlich für die Produktivität sein sollen, so ist es dennoch schwer, Grenzen zu ziehen. Zu schnell werden aus 5 Minuten plötzlich 45 Minuten.

Tricksen Sie mit Tools

Fehlt Ihnen die Willenskraft, das Facebook-Fenster dauerhaft zu schließen? Für solche Fälle gibt es Tools wie SelfControl oder StayFocusd. Diese Browsererweiterungen bzw. Apps sperren Ihnen für eine festgelegte Zeit den Zugang zu sozialen Medien und anderen definierten Webseiten. Wer zunächst erst einmal über sich selbst erschrecken möchte, kann auch vorab mit Hilfe von TrackingTime prüfen, wie man eigentlich seine Zeit am Computer verbringt. Diese App misst jede Aktivität minutengenau und liefert am Ende des Tages einen schonungslosen, aber motivierenden Report.  
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Arbeiten Sie in einer angemessenen Umgebung

Das Umfeld des Arbeitsplatz ist laut vielen Studien ebenso ein entscheidender Aspekt für die Produktivität. Auch wenn wir nicht immer einen direkten Einfluss auf die Wahl des Ambientes haben, so können wir dennoch einige unmittelbare Details verändern. Zum Beispiel ist die Ordnung auf dem Schreibtisch essentiell für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Zu viel Zeit wird bei der Suche nach Notizen und Arbeitsmaterialien vergeudet - abgesehen davon, dass Berge von Klebezetteln und der Pizzakarton von letzter Woche keinen guten Eindruck bei Chef und Kunden hinterlassen. Nicht zu reden von wichtigen Dokumenten, die plötzlich verschwinden. Schaffen Sie sich also ein geeignetes Ablagesystem und erarbeiten Sie sich eine Routine, täglich einen sauberen und einladenden Arbeitsplatz vorzufinden.Apropos einladend: Eine Studie der Universität Hiroshima will ergeben haben, dass das Aufhängen von Fotos mit Kleintierbabys am Arbeitsplatz die Produktivität von Beschäftigten gesteigert hat. Wem das Bild vom kleinen Bello zu albern erscheint, der sollte dennoch auf eine ansprechende Dekoration achten. Grünpflanzen auf dem Schreibtisch erhöhen zum Beispiel ebenso nachweislich die Produktivität. Und sollte das alles nicht umsetzbar sein, so sorgt auch ein 5-minütiger Spaziergang im Freien für die nötige Frische.
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3. Die richtige Vorbereitung
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Produktivität auf der Arbeit beginnt außerhalb der Arbeit. Wann waren Sie das letzte Mal am Vorabend eines Arbeitstages lange wach oder gar lange aus? Erinnern Sie sich daran, wie produktiv Sie dann am darauffolgenden Tag auf Arbeit waren? Das ist kein Zufall!
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Gönnen Sie sich ausreichend Schlaf

Schlafdefizit ist nachweislich einer der größten Killer der Leistungsfähigkeit. Experten schätzen die jährlichen Wirtschaftsverluste durch übermüdete Arbeitnehmer auf mehrere Milliarden. Denn bei regelmäßigem Schlafmangel - der bei unter 6 Stunden Schlaf pro Nacht beginnt - leidet die Konzentration und die Gesundheit. Die Folgen sind Fehler, Abstinenz von Kreativität und ein leidendes Immunsystem.   Genießen Sie also einen langen, erholsamen Schlaf und werden Sie bestenfalls zusätzlich noch zum Frühaufsteher! In den frühen Morgenstunden gibt es weniger Ablenkungen und es ist unglaublich motivierend, schon viel abgearbeitet zu haben, wenn andere gerade erst anfangen.
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Leben Sie gesund

Auch wenn dies angesichts der Masse an Lifestyle-Blogs, Ernährungsratgeber, Sportfanatiker und Fitness-Abos einem ausgelaugten Stereotyp gleicht - es ist etwas dran! Ein gesunder Körper ist leistungsfähiger und der Weg dahin führt nun einmal über die richtige Ernährung, ausreichend Sport und entsprechende Verhaltensweisen. Regelmäßiges Trainieren baut, unabhängig von der Intensität, Stress ab und macht den Kopf frei. Die richtigen Lebensmittel, sogenanntes Brainfood, stärken das Immunsystem und schaffen ideale Voraussetzungen für ein leistungsfähiges Gehirn. Abgerundet durch viel Wasser und wenig Laster wie Alkohol oder Zigaretten, schaffen Sie so beste Bedingungen für Produktivität am Arbeitsplatz. Denn wie es so schön heißt: in einem gesunden Körper wohnt ein gesunder Geist.  

4. Die richtige Motivation

Die richtige Einstellung ist oftmals ein wichtiger Schritt aus der Prokrastination heraus und hinein in die Produktivität.
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Arbeiten Sie an Ihrem Mindset

Trainieren Sie Ihren Geist zur Produktivität und täuschen Sie Ihren inneren Schweinehund der schlechten Gewohnheiten mittels einfacher Übungen. Zum Beispiel kann es förderlich sein, mit Hilfe von kleinen Gedankenspielen ein dauerhaftes Umdenken zu erreichen. Versuchen Sie einmal aktiv. Arbeit nicht als Last, sondern als spannende Herausforderung zu betrachten. Oder probieren Sie, sich am Anfang eines neuen Projektes nicht gleich selbstsicher “Das schaffe ich schon” zu sagen, was der Motivation sofort jeglichen Reiz nimmt. Denken Sie sich eine viel enger gesteckte Deadline oder versuchen Sie, Aufgaben respektvoller anzugehen und schon werden Sie den Anstieg Ihrer Aufmerksamkeit und Leistungsfähigkeit verspüren. Manchmal kann es aber auch schon helfen, einen Grund für die fehlende Motivation auf Arbeit zu ermitteln und aktiv daran zu arbeiten.  

Sorgen Sie für angemessene Ablenkung

So wichtig die Arbeit auch ist, mindestens genauso wichtig sind Pausen und angemessene Ablenkung. Nein, damit sind keine Dauerschleifen im Internet gemeint, sondern aktives Erholen des Gehirns. Das kann ein Spaziergang sein, ein anregendes Gespräch mit den Teamkollegen oder ein simples Durchatmen.  Eine weitere unterhaltsame und gleichzeitig sehr motivierende Unterbrechung der Routine können Teamevents bzw. Teambuildingmaßnahmen sein. Dabei steigert man nicht nur den Zusammenhalt, sondern fördert sogar aktiv die kognitiven Fähigkeiten der Teilnehmer. Mehr Infos dazu finden Sie hier.

Los geht es also mit der Steigerung Ihrer Produktivität
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Letztendlich bleiben diese Produktivitäts-Tipps aber Eines, eine ganz persönliche Entscheidung. Denn genauso wie es verschiedene Arbeits- und Kreativitätstypen gibt, so funktioniert nicht jeder Ratschlag automatisch bei allen gleich. Wichtig ist, zunächst das eigene Verhalten am Arbeitsplatz aktiv zu beobachten und nach individuell geeigneten Möglichkeiten der Effektivitätssteigerung zu suchen. Bei dem Einen reicht da schon ein Ausschalten digitaler Ablenkungen, während der andere mehr von einer Kompletterneuerung seiner Arbeitsabläufe profitiert. Das Ziel ist immer gleich: Mehr aus dem Tag machen und mit dem ruhigen Gewissen nach Hause zu gehen, die Arbeit geschafft zu haben. Umso mehr Zeit bleibt schließlich am Abend für Katzenvideos auf Youtube!